Salut les méga-géocacheurs, je parle rarement des events organisés un peu partout (il y en a tellement), mais je fais une exception cette semaine : j’ai proposé aux organisateurs des 2 grands évènements géocaching de l’année en France, GéoNord 2016 et EuroGéo 2016, de venir nous en parler à l’occasion d’un petit échange croisé 😉
1/ Une petite présentation, les garçons ?
Bourbonnais : Christophe, 37 ans, plus connu sous le pseudo de Bourbonnais dans le milieu. Géocacheur depuis 2009. Président de l’association MEGA EVENT GEOCACHING. J’habite en Montagne Bourbonnaise où je travaille dans le secteur des activités de pleine nature et notamment sur les aménagements du site où se déroulera l’EUROGEO 2016.
-Ruby- : Mon prénom est Oriol, j’ai 31 ans et j’ai découvert le géocaching la nuit du 5 novembre 2011. On s’ennuyait a la maison, on a décidé de sauter dans la voiture et voir qu’est ce que c’était le geocaching. Nous avons fini à 6h du matin notre « nuit » de découverte et chaque année lors de notre geoanniversaire, nous partons géocacher de nuit dans une grande ville.
2/ Quelles sont les autres personnes de votre équipe ?
Bourbonnais : L’association MEGA EVENT GEOCACHING, créée en 2012 comporte environ 30 membres de la région Auvergne Rhône-Alpes essentiellement. D’autres personnes non membres participent également à l’organisation (géocacheurs ou habitants) :
-Ruby- : Vainilla, Chiliconsushi, Yohaeva, Braddigan, Mammigateau, Arnokovic, Ferrojojo, Cecticide, sont quelques noms mais on est environ 25 personnes de tous âges et de différentes nationalités, chacun y trouve son compte et sa place dans l’organisation.
3/ Où en êtes-vous des préparatifs ? Combien de temps y passez-vous et depuis combien de temps ?
Bourbonnais : Nous avançons, le programme se met doucement en place. Nous avons commencé l’organisation depuis mi-2014 avec des périodes plus ou moins intenses. Cela prend du temps en effet, je dirai environ 10/15 heures par semaine, mais cela s’accentue au fur et à mesure lorsque la date de l’event approche.
-Ruby- : Nous sommes à ce moment où il faut courir à droite et à gauche mais les préparatifs sont très avancés car on avait commencé à organiser en juin 2014 et on a eu le temps de tout bien planifier. Combien de temps j’y passe ? Trop… environ 15h par semaine et ça sera plus d’ici quelques mois, heureusement j’ai une très bonne équipe.
4/ Quel est le thème, le programme ?
Bourbonnais : La thématique est l’Europe mais aussi la nature bien évidement. Avec l’EURO2016 de football sous le feu des projecteurs , nous avions initialement choisi de jouer sur ce thème pour créer notre event. Pour des raisons de calendrier, l’EURO2016 se déroulant début juillet, les deux projets de MEGA (Nord et Auvergne) allaient se télescoper. Après en avoir discuté avec Oriol, nous avons donc décidé de décaler notre event au 20/21 août (date quasi identique à la précédente édition de 2013). La thématique reste donc l’Europe, avec Saint Clément qui fut le centre géographique de l’Europe des 12, avec les jumelages des communes de la Montagne Bourbonnaise et la venue de participants de tout le continent sur les précédentes éditions. Etant donné le cadre où nous nous trouvons, nous ne pouvons occulter l’aspect nature préservée de notre territoire. Il y aura beaucoup d’activités nature accessibles (tyroliennes, pirogues, canoës, barques ou pédalos). Il y aura aussi des Lab caches quand nous aurons 500 Will Attend, un CITO, Wherigo, un Mystery camp qui est à confirmer, des boutiques, un gros feu d’artifice, des géocaches, quelques surprises et beaucoup de convivialité.
-Ruby- : Après la terre en 2015, cette année c’est le tour de l’eau donc toutes les activités, inclus les Lab caches, auront pour thème l’eau. Pour le programme, je préfère ne pas le dévoiler encore car il y a une des surprises qu’aucun Event / Mega / Giga n’a jamais fait et qu’on dévoilera au moment approprié. Nous avons dû demander l’avis et l’autorisation à Groundspeak et ils sont ravis de l’idée !
5/ Plutôt « event à GPX » ou « event à rencontres » ?
Bourbonnais : Il y en aura vraiment pour tous les goûts. Tout sera fait pour que les gens restent dans le secteur de l’EUROGEO 2016 durant le samedi après midi et en soirée. Il y aura beaucoup de caches à faire dans un périmètre réduit, ce qui permettra de déambuler sur le site et de faire des rencontres. A partir de 18h00 et en soirée, c’est vraiment l’échange qui sera privilégié.
-Ruby- : Event à rencontres, les Mega events sont faits pour ça, mais sans oublier ce que le public français demande toujours, comme la pose de quelques géocaches.
6/ Quel sera le point d’orgue ?
Bourbonnais : Ce sera certainement le samedi soir, à partir de 18h00. Chacun pourra manger sur place (pique-nique ou food trucks) et profiter des animations jusqu’au feu d’artifice.
-Ruby- : Comme dit plus haut, c’est un secret, il sera dévoilé bientôt.
7/ Quel est le petit + de votre event ?
Bourbonnais : Le plus reste le cadre selon moi, un terrain de jeu incroyable. Nous avons aussi le retour des deux autres MEGA de 2011 et 2013 qui nous permettront de répondre au mieux aux attentes des participants.
-Ruby- : L’effet d’avoir un thème aide beaucoup en tout ce qui concerne la préparation.
8/ Quel est le petit + de l’autre event ? 😉
Bourbonnais : Je pense qu’au delà de la programmation intéressante, la situation géographique du MEGA du Nord est très avantageuse au niveau accès et proximité de bassins de pratiquants étrangers.
-Ruby- : Sa belle région avec toute la richesse naturelle des volcans, pour un accro aux Earthcaches comme moi, c’est le paradis.
9/ Quelle est l’activité de l’autre event que tu aurais aimé organiser ? 🙂
Bourbonnais : Le programme est très alléchant, mais je pense qu’Oriol a démontré ses capacités concernant les EarthCaches et que sur ce point là, nous ne pouvons pas rivaliser.
-Ruby- : L’initiation T5 sur un rocher est une très bonne activité car comme vous savez, le Nord est plat.
10/ Un échange avec un reviewer est-il prévu ?
Bourbonnais : Oui, mais pas encore calé.
-Ruby- : Oui, il est prévu d’avoir un stand de reviewers pour que tout les monde puisse poser des questions en direct, d’ailleurs une personne provenant de Groundspeak (Seattle) sera parmi nous aussi. Vous verrez, ils sont tous très gentils et toujours enchantés de répondre à vos questions.
11/ Quelles sont les dépenses engagées ?
Bourbonnais : Les dépenses engagées sont conséquentes (entre 10.000 et 20.000€ selon les partenariats et le programme définitif). La grosse partie concerne les animations qui seront gratuites pour les participants (feu d’artifice, parc aventure et tyroliennes, pirogues, canoës, barques, pédalos, T5 accompagnées, lots, réalisation d’une vidéo, …). Une autre partie du budget concerne la logistique (location de chapiteau) et la communication (promotion, tirages des livrets d’accueil/roadbook, fabrication des tee-shirts, polos, casquettes, géocoins, …), sans oublier les assurances et la sécurité civile.
-Ruby- : Activités, locations de salles, matériel à louer pour les quatre jours, frais de différents organismes comme l’Office National des Forets, matériel de décor… il y a une longue liste !
12/ Et quelles sont les recettes espérées pour rentrer dans vos frais ?
Bourbonnais : Au niveau des recettes, nous avons dans un premier temps les fonds propres de l’association. En plus des cotisations des membres, l’association travaille depuis plusieurs années en organisant des initiations dans les festivals, en allant dans les écoles pour des T.A.P. (Temps d’Activités Périscolaires), en proposant des activités dans les Centres Sociaux et en réalisant d’autres actions pour avoir de la trésorerie (un peu plus de 30 jours.bénévoles par an en moyenne pour ces actions). Une autre partie des recettes est bien entendu le revenu des ventes lors de l’EUROGEO 2016 (boutique de l’association et buvette de l’association). Nous avons également sollicité des aides auprès de partenaires publics ou privés. Nous n’avons pas l’ensemble des retours et pour ces raisons, certaines dépenses sont en suspens, par exemple la mise en place des T5 accompagnées comme lors des précédentes éditions (Via corda accompagnées par guide de Haute Montagne sur Pierre Châtel en 2011 et Grand Bois en 2013). Lors des 2 précédentes éditions, nous avions été déficitaires de quelques centaines d’euros. Ces situations inconfortables avaient été récupérées après une année d’activités de l’association sans lancer d’opération MEGAthon.
-Ruby- : Nous avons deux comptables dans l’équipe organisatrice donc j’espère être en équilibre, ni gagner, ni perdre, on organise le Mega juste pour le plaisir.
13/ Un des 2 events est passé Mega, l’autre non malgré la règle de l’historique, pourquoi ?
« New events will be required to surpass 500 Will Attend logs before they are considered for Mega-Event status. Events with history will be evaluated based on a minimum of 300 »
Bourbonnais : En fait, nous n’avons pas encore 500 WA et notre second MEGA n’a obtenu « que » 289 Attended. Il semblerait qu’en plus de ces dispositions, les MEGA historiques doivent être annuels, ce qui nous disqualifie directement des closes d’attributions automatiques. Il nous manque à ce jour 134 Will Attend pour être qualifié de MEGA, ce qui ne devrait pas tarder je pense (on compte sur vous 🙂 ).
-Ruby- : GeoNord a fait de la pub plus tôt qu’EuroGeo et en plus l’effet d’avoir organisé l’event GeoNord 2015 a fait que nous ayons arrivé plus tôt a la barre de 500 Will Attends.
14/ Les précédents Mega ont montré un nombre d’Attended largement inférieur aux Will Attend. Les désistements sont-ils un problème pour l’organisation ?
Bourbonnais : Non, chaque participant commande un kit d’accueil gratuit en général. Cela permet de savoir un peu plus finement où nous allons au niveau des commandes. Impossible par contre de savoir exactement le nombre de personnes qui vont participer avant le jour J. Lors de notre dernier MEGA, 83% des Will Attend se sont transformés en Attended. -Ruby- : Oui parce que nous prévoyons des activités, geocoins, t-shirts, capacités des salles en fonctions des Will Attend et ça se répercute sur le budget final.
15/ Ne craigniez-vous pas que trop de Megas et de gros events se concurrencent au lieu de se compléter ?
Bourbonnais : Non, je ne pense pas qu’il y ait concurrence. Je pense que l’on peut proposer des choses différentes et en bonne intelligence pour ne pas créer de compétition. Il y a de la place pour tout le monde, surtout que le nombre de participants est en augmentation et que la fréquence des gros events est limité (rarement 2 MEGA organisés par la même équipe 2 ans de suite). C’est la première année avec 2 projets de MEGA en France et je ne pense pas que ce soit un problème dans l’état actuel des choses.
-Ruby- : C’est la première fois qu’il y en aura deux en un an mais pas de concurrence, nous nous entraidons avec Christophe depuis le premier jour et nous échangeons des informations pour que tout se passe au mieux pour l’un et l’autre. Le projet Objectif Mega Event à été créé en 2014 pour que toute équipe souhaitant organiser un Mega nous contacte pour les conseiller mais aussi pour qu’il y ait une bonne ambiance entre organisateurs
—
Un grand merci à Oriol et Christophe, bravo pour ces initiatives et tout ce travail, et bon courage pour les derniers préparatifs ! Amis lecteurs, j’espère qu’ils vous auront donné l’envie de vous inscrire :
Voir aussi : Mega-Event #3, Giga-Event de Munich.
Géocaching Tof 